トラボックス請求書発行が無料で利用できます
請求書発行機能は、会員企業様との取引内容に基づいて、請求書を自動で作成・送付できる便利な機能です。
『おまかせ請求』をご契約いただいているお客様は、追加費用なしでご利用いただけます。
これまで『おまかせ請求』を利用して成約した取引の請求代行を行うことで、請求業務の負担を大幅に軽減してまいりました。
さらに、今回の請求書発行機能を活用いただくことで、トラボックス会員との取引における請求業務をすべて自動化でき、さらなる業務効率化が可能になります！
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『おまかせ対象外』（おまかせ請求を使うことができなかった）お取引の請求書を
自動で作成いたします。 - 請求書を自動で作成し、相手企業様にオンラインで送信することもできます。
💡 会員のみなさまからのお声
・『おまかせ対象外』（おまかせ請求を使うことができなかった）お取引の請求書の作成が手間
・請求書を作る必要がある取引を探すのが手間
【目次】
運送側の使い方
請求書の自動作成
『おまかせ対象外』の荷物については、成約の「変更期限」が経過すると自動的に該当荷主企業向けの請求書が作成され、明細に追加されます。
請求書は成約時の「入金予定日」で請求がまとまります。
サイドメニュー「マイ荷物・成約」→「請求・支払」→「自社発行請求書」で作成された請求書が確認できます。
⚠️お急ぎの場合⚠️
着日時が経過すると、該当の成約情報に「請求に追加」ボタンが表示されます。
成約の「変更期限」を待たずに請求書に追加することができます。
取引の内容を変更する
請求書の内容を変更したい場合、おまかせ請求利用時と同様に、取引の「変更申請」を行い、
荷主側で「承認」されると、請求書に反映されます。
- サイドメニュー「マイ荷物・成約」→「請求・支払」→「取引」の「入金」で取引一覧で該当の取引を検索し、行をクリックします。
- 取引情報の右上「変更」をクリックします。
- 変更内容を入力し、下部にある「変更」をクリックすると荷主側に変更申請されます。
- 荷主側で「承認」してもらうことで、変更内容を請求書に反映することができます。
※ 取引変更期日はおまかせ請求同様、「発日の翌月15日」です。
期日が過ぎると変更できなくなるためご注意ください。
※ 取引の変更申請中は、請求書上から該当する取引は削除されますのでご注意ください。
請求書のダウンロードと送信
請求書の送信はタイミングに合わせて、オンライン送信することができます。
（送信すると、荷主にメールで通知されます。荷主側操作「請求書のダウンロード」を参照）
※ダウンロードしたものを印刷いただき、郵送いただくことも可能でございます
※トラブル防止のため、オンラインの送信で問題が無いか、荷主にご確認ください
- サイドメニューの「マイ荷物・成約」→「請求・支払」→「自社発行請求書」
ダウンロードもしくは送信したい請求書の行をクリックします。 - 「ダウンロード」もしくは「送信」をクリックします。
※状態が「未送信」または「更新あり」の場合に「送信」ボタンが表示されています。
- 「送信」した場合は荷主側で請求書がダウンロードできるようになります。
請求書の再送信
請求書を送信後に、取引の追加や変更を行い荷主側で申請が承認されると、該当する請求書が更新されます。
状況の項目が「更新あり」となっている請求書がある場合、荷主側に更新した請求書を再度送信する必要があります。
- サイドメニューの「マイ荷物・成約」→「請求・支払」→「自社発行請求書」
状況に「更新あり」と表示されている行をクリックします。 - 「送信」ボタンをクリックします。
- 荷主側でダウンロードできる請求書が更新されます。
⚠️ご注意ください⚠️
請求書が更新されても自動送信されないため、荷主側へ請求書を再度送信する必要があります。
更新後に送信しなかった場合、荷主が更新された請求書をダウンロードすることができないため
必ず送信してください。
荷主側の使い方
請求書のダウンロード
運送側から請求書が送信されると、メールで通知が届きます。
（メール件名：請求書が送付されました）
下記手順で請求書をダウンロードできます。
- 「マイ荷物・成約」→「請求・支払」→「請求書」
請求書一覧から該当の行をクリックします。 - 「請求書ダウンロード」をクリックします。
※「支払先企業名」の「トラボックス株式会社（おまかせ請求）」は、おまかせ請求の請求書です。
他の請求書同様に、ダウンロードしてご対応をお願いいたします。
請求書に記載される情報について
作成される請求書のサンプル
宛先情報
荷主企業側が設定している「請求書受領設定」が自動的に請求書の宛先情報として利用されます。
運送企業側で内容の修正はできません。不明点がございまいたら、トラボックスへお問い合わせください。
差出人情報
「請求書発行設定」で設定している企業情報が請求書の差出人情報として利用されます。
サイドメニューの「設定」→「請求書発行設定」で変更することができます。
振込先口座情報
「口座情報」で設定している口座情報が、請求書の振込先情報として利用されます。
サイドメニューの「設定」→「口座情報」で変更することができます。
※ トラボックスからの入金先としても利用されます。
よくある質問
(1) 請求書発行は費用がかかりますか？
おまかせ請求にご加入いただいている会員様は、通常月額500円（税別）のところ無料でご利用いただけます。
(2) 請求書をオンラインで送付した場合、受信できる企業に条件はありますか？
トラボックス会員であれば、請求書を受信し閲覧することが可能です。
(3) おまかせ請求とは何が違いますか？
自社発行請求機能は、おまかせ請求とは異なり、運送会社自身で請求業務を支援するためのツールとなっています。トラボックスは請求・支払いに関する仲介を行いませんので、請求書の送信もしくは郵送から入金管理までを運送会社自身で行っていただく必要があります。
(4) おまかせ請求外に変更した場合、請求書に自動的に追加されますか？
はい、取引の変更によっておまかせ対象外となった場合は、自動的に自社発行請求書の対象となります。
(5) 請求書の締日はどのように設定されますか？
成約時の「入金予定日」、取引追加時の「入金予定日」が同日の取引が１つの請求書として取り扱われます。
「入金予定日」は荷主企業側の「締め日」「支払い月」「支払い日」に準拠した日にちで設定されるため、実質的に荷主企業様の締め日に合わせて請求書が作成されます。
⚠️支払いサイトに準拠されていない場合⚠️
下記の場合、支払いサイトに準拠しない請求書が作成されることがあります。
・荷主企業様が荷物登録時に、意図して入金予定日を変更して登録した場合
（入金予定日の変更は「成約変更申請」で変更することができます。）
・運送企業様が取引追加時に、意図して入金予定日を変更して追加した場合
(6) トラボックス会員外の企業へ送付できますか？
いいえ、トラボックス会員外の企業様向けの請求書には対応しておりません。